نظام الاتصالات الإدارية

يقوم نظام الاتصالات الإدارية بتسجيل ومتابعة حركات المعاملات ( الصادرة والواردة ) الخاصة بالجهات الداخلية والخارجية ويحتوي النظام على الوظائف التالية :

  1. التكامل التام مع الموارد البشرية والرواتب والنظام المالي وأنظمة المشتريات والمشروعات
  2. إدارة إجراءات الصادر والوارد الخارجي والداخلي بجميع أنواعها.
  3. توفير إمكانية التطبيق المركزي للاتصالات مع التطبيق في جميع الإدارات أو بعضها بشكل تدريجي مع مراعاة نقل المعاملات آليا بين الإدارات المطبقة للنظام
  4. توفير آلية للتعامل مع المعاملات الصادرة للإدارات الغير عاملة على نظام الاتصالات الإدارية
  5. التكامل التام مع الهيكل الوظيفي المعرف في الأنظمة الإدارية وتحديثاته المستقبلية
  6. المرونة في إعدادات الترقيم لمعاملات الصادر والوارد من خلال (ترقيم عام على مستوى الجهة / ترقيم على مستوى كل إدارة) مع إمكانية إضافة مقاطع سابقة أو لاحقة للترقيم ذات معنى مميز لطبيعة المعاملة.
  7. تصنيف المعاملات في صناديق حسب نوع المعاملة وإتاحة التعامل معها حسب صلاحية الموظفين داخل كل إدارة.
  8. تحديد موظفين معينين داخل كل إدارة للتعامل مع المعاملات الواردة من جهات معينة
  9. توفير آلية لتوجيه المعاملة لموظف محدد داخل الإدارة
  10. توفير آلية لنقل صلاحية العمل على المعاملات بين الموظفين
  11. توفير إمكانية سحب المعاملات وإعادة توجيها وفقا لمستوى الصلاحيات داخل كل إدارة
  12. توفير إمكانية إعداد مسودة للمعاملة دون الحاجة لحجز رقم صادر لحين الانتهاء من تجهيزها
  13. إمكانية حجز أرقام للمعاملات أثناء إعدادها وتصديرها لاحقا كمعاملة رسمية بنفس الرقم المحجوز
  14. توفير إمكانية تصدير أو إحالة المعاملة لعدة جهات مع إمكانية إعادة احالتها على عدة مستويات من الإدارة المعنية بالمعاملة مع مراعاة خاصية الأصل والصور.
  15. عرض إجراءات وحركات المعاملة على هيئة شجرة يتضح فيها تسلسل الإحالات والإدارات التي انتهت إجرائها وكذلك التي لم تنتهي حتى يمكن معرفة الحالة الجمعية للمعاملة.
  16. إمكانية عرض حركات المعاملة على هيئة جدول تفصيلي يحتوي على البيانات الرئيسية للمعاملة.
  17. إمكانية إرفاق المستندات عن طريق اختيار ملفات مخزنة سابقا لدى الموظف أو عن طريق المسح الضوئي المباشر للمستندات بشكل آلي.
  18. توفير آلية لربط المعاملات المختلفة مع إمكانية دمج عدة معاملات في معاملة واحدة
  19. إمكانية إضافة الموظفين المستفيدين/المعنيين من المعاملة مع إشعارهم بالتحديثات عليها من خلال النظام والبريد الإلكتروني.
  20. إدارة التنبيهات والإشعارات من خلال البريد الإلكتروني للمعنيين بالمعاملة وفقا لإعدادات بالنظام.
  21. تحديد صلاحيات الموظفين التفصيلية على الإدارات ( الاطلاع / التصدير / التوريد / الإحالة / البريد / السحب / السرية ) وتعيين موظف افتراضي لإدارة معاملات الإدارة
  22. تعريف عدة مستويات لسرية المعاملات ومرفقاتها مع منح صلاحيات للمسئولين على درجات السرية وفقا لمعايير خاصة تتيح مستوى الاطلاع والتعديل على المعاملات ومرفقاتها
  23. تكوين مجموعات للصلاحيات على النظام ومنحها للموظفين حسب الصلاحية والاختصاص
  24. توفير آلية لمتابعة عمل الموظفين وطباعة تقارير عن نسبة التأخير والإنجاز للإدارة / الموظف
  25. توفير آليات لتصعيد المعاملة آليا في حالة تأخرها دون اتخاذ إجراء لفترات محددة يتم إعدادها في النظام حسب خصائص من مثل نوع السرعة المطلوبة للمعاملة (عادية ،  عاجلة، عاجلة جدا ...)
  26. إعداد وتخصيص خاصية الإشعار والتذكير داخل النظام وكذلك إشعارات البريد الإلكتروني لحالات عديدة مثل تأخر موظف عن القيام بإجراء في الوقت المحدد  ... وغيرها
  27. توفير خاصية التصدير الآلي للمعاملات من أنظمة الموارد البشرية الأنظمة المالية.
  28. توفير آلية مرنة للتكامل مع الأنظمة الأخرى ذات العلاقة بالاتصالات الإدارية حسب حاجة الجهة.
  29. المرونة في إعدادات الأرشفة وتخزين المرفقات الخاصة بالمعاملة وفقا لتوثيق آلي
  30. توفير آلية لإدارة كشوف الاستلام للمعاملات وإرفاقها بالمعاملة بعد تسليمها
  31. توفير آلية لتمكين مدير الإدارة من منح أو سحب صلاحيات موظفي إدارته للتعامل مع المعاملات الخاصة بالإدارة
  32. سهولة البحث بجميع المحددات العامة للمعاملة من مثل (رقم المعاملة / موضوع المعاملة / نوع المعاملة / حالة المعاملة / الجهة المصدرة / الجهة المعدة / التواريخ الخاصة بالمعاملة / .... وغيرها)
  33. توفير مجموعة من التقارير المرنة التي يمكن استخراجها وفقا لمحددات بحث تشمل جميع خواص المعاملات وتعطي قدر من البيانات والمعلومات الكافية لمتابعة حركة المعاملات وقياس أداء الموظفين ودعم الإدارة العليا في اتخاذ القرار.
2019 © ICIS جميع الحقوق محفوظة للشركة الدولية